Overstappen naar een nieuw CRM voelt als een project van weken. Meestal valt het mee. Je klantenbestand bestaat uit bedrijven, contactpersonen en wat afspraken over abonnementen. Met een nette export en een import die kolommen koppelt en dubbelen herkent, ben je in een middag over.
Stap 1: exporteer alles wat je hebt
Haal uit je huidige systeem een export naar CSV of Excel. Uit Excel of een Notion-tabel is dat één klik, uit Pipedrive, HubSpot of Teamleader ook. Exporteer bedrijven en contactpersonen apart: dat maakt koppelen later eenvoudiger.
Ruim niet vooraf alles op. Dubbelen en lege velden los je beter in de import op dan in een spreadsheet.
Stap 2: koppel de kolommen
Een goede importwizard herkent de meeste kolommen zelf: naam, adres, postcode, plaats, e-mail, telefoon. Controleer de kolommen die hij niet herkent, en kies wat je met eigen velden doet. In Sonar kun je eigen velden aanmaken en er later ook op filteren.
Stap 3: laat dubbelen herkennen
Bijna elk bestand heeft dubbelen: hetzelfde bedrijf twee keer, met een andere schrijfwijze. Laat de import ze herkennen. Bestaande bedrijven worden aangevuld in plaats van opnieuw aangemaakt. Wat daarna nog dubbel is, vergelijk je en voeg je per veld samen.
Stap 4: eerst een proefdraai
Importeer niet meteen. Draai eerst een proef: je ziet hoeveel rijen er nieuw zijn, hoeveel worden aangevuld en welke worden overgeslagen, zonder dat er iets wordt opgeslagen. Klopt het, dan importeer je echt. En elke import is terug te draaien.
Stap 5: zet je klanten op de kaart
Adressen worden tijdens de import omgezet naar een plek op de kaart. Daarna zie je direct waar je klanten zitten, en kun je beginnen met wat je eerder niet kon: kleuren op status, selecteren per wijk, routes plannen.
Geen zin om het zelf te doen?
Lever je export aan en laat de import-service het doen: kolommen koppelen, dubbelen eruit halen en alles in je werkruimte zetten. Je krijgt bericht als het klaarstaat.
En als je later weer weg wilt?
Een goede overstap begint met de vraag of je er ook weer uit kunt. In Sonar kun je altijd een volledige export downloaden, ook als je stopt.
Lees verder over de import-service of over MRR berekenen.
